Гибридный график: почему офис уходит в прошлое и как быть эффективным сотрудником дома?
12:58 30/11/2023
Настигшая мир в 2020 году пандемия коронавируса навсегда изменила привычный ход вещей. К счастью, распространение болезни удалось остановить, но многие процессы в здравоохранении, экономике, образовании, транспортной отрасли и других сферах жизни уже никогда не будут прежними. Вряд ли найдется хоть одна компания, которую не затронул ковид, многие люди лишились работы, многие предприятия закрылись. Но по большей части бизнес сумел адаптироваться к новым условиям, применив новые решения. Одним из таких решений стал удаленный формат работы, который многие компании обеспечили для своих сотрудников. Работа из дома открывают массу возможностей: не нужно тратить время на дорогу, участвовать в «битвах» за кондиционер, в любой момент можно устроить себе перерыв – погулять с собакой, отправиться на пробежку или даже поспать.
Когда пандемия закончилась, многим было сложно вернуться в офис, и тогда ряд компаний перешел на новый формат – гибридный. Под гибридом чаще всего подразумевают график работы, при котором часть времени сотрудник проводит в офисе (например, 3 или 4 дня в неделю), а часть – дома. Но есть много нюансов, о которых важно знать, если вы рассматриваете для себя такой вариант работы. Об очевидных и скрытых плюсах и минусах гибрида – как для работника, так и для компании – мы поговорили с экспертами.
Что такое гибрид и как в него вписывается офис?
Итак, что же такое гибридный формат работы? Вот как определяет эту модель архитектор Федор Ращевский: «Гибридный офис – это пространство, где более 30% сотрудников работают не в офисе более 50% рабочего времени». Соотношение, конечно, может быть и иным: так, необходимость присутствовать на рабочем месте четыре раза в неделю многие тоже называют гибридом. Говоря простым языком, гибрид – это комбинированный режим работы, совмещающий в себе «офлайн» и «онлайн». При этом большую часть функций сотрудники выполняют удаленно, но несколько раз в неделю должны приезжать в офис.
Одной из важных черт гибрида является то, что он полностью меняет привычный нам образ офиса. Это уже не просто место, куда люди приходят каждый день, чтобы отсидеть там «от звонка до звонка» с перерывом на обед и парой перекуров. В условиях гибрида офис становится скорее площадкой для коммуникации, обмена идеями и мозговых штурмов, нежели для рутинной деятельности. Как отмечает основатель IT-компании и создатель курсов по программированию Денис Фирсов, такой подход улучшает атмосферу в офисе и меняет отношение к нему.
«После пандемии люди привыкли к работе из дома. Чтобы вывести людей с полного удаленного режима постепенно и без стресса, мы ввели гибридный формат работы. Это позволило напомнить ребятам о живом общении, корпоративной активности и культуре. Гибридный график помогает сотрудникам справляться с недосыпом, слабостью, и это важно в осеннее и зимнее время. К тому же, сотрудник с большим энтузиазмом приходит в офис, когда не ограничен жесткими рамками обязательного посещения. Коллектив самостоятельно инициирует массовые встречи в офисе и атмосфера становится здоровой.
Успешное внедрение гибрида произошло в отделе разработки. Home-office был обеспечен компанией, а руководители отделов выстроили грамотный подход в работе: утренние собрания, планирование и работа по спринтам. А офис стал местом встреч с коллегами, брейншторминга, креативных сессий, бизнес-игр и того, что нельзя сделать удаленно», – говорит Денис Фирсов.
По мнению Федора Ращевского, самым важным плюсом гибридного режима работы является то, что он позволяет освободить до 25% площадей, а освободившееся пространство использовать либо для создания других типов работы, либо оптимизации арендной платы. «Для максимальной гибкости и оптимизации площади важно прийти к 85-90% незакрепленных рабочих мест. Это в первую очередь касается отделов, которые могут гибко меняться и не связаны со стационарными инструментами для их работы. То есть то, что называется knowledge workers – люди, которые занимаются интеллектуальным трудом. При организации гибридного офиса важно создать такую среду, в которой всем будет комфортно находиться, даже не обладая постоянным рабочим местом. Тут помогает создание Base-Room – это переговорная в составе офиса, наподобие «гостиной Гриффиндора», где люди показывают свою команду другим сотрудникам, но не владеют пространством на исключительных правах».
Важно проектировать удобные «кварталы» для сотрудников, в каждом из которых работают не более 24 человек. «Даже если у людей будут незакрепленные рабочие места, но при этом право на совместное владение этажом/фрагментом/кварталом офиса, то психоэмоциональное состояние сотрудников пойдет вверх. Лучше всего это работает, когда гибридные пространства внедряются в офисную жизнь вместе с Activity Based Workplace (ABW). Это позволяет использовать площадь не по профессии, а по типу деятельности, которая нужна в данный момент рабочего дня», – объясняет архитектор.
Как грамотно перевести компанию на гибрид?
Формат гибридной работы уже давно стал трендом и «пустил крепкие корни в современный рынок труда», отмечает руководитель HR-департамента PR-агентства Евгения Болтак. Доля вакансий с удаленными и гибридными рабочими местами продолжает неуклонно расти. «Согласно недавнему исследованию hh.ru и компании «Вебинар Технологии», в 2023 году число дистанционных рабочих мест по сравнению с прошлым годом увеличилось на 1,8%, достигнув показателя в 6,7%, – говорит Болтак. – Если выделять отдельно «гибридные» вакансии, то их количество на рынке выросло втрое, и лидером среди регионов страны здесь ожидаемо выступает Москва».
Чаще всего возможность гибрида на этапе собеседования обговаривают миллениалы и зумеры (люди, рожденные в периоды с 1981 по 1996 год и с 1997 по 2012 год – прим. ред.). «В нашей компании довольно молодой коллектив, и мы уже несколько лет следуем в фарватере этой тенденции – предлагаем соискателям формат сотрудничества, который подразумевает совмещение офиса, работы «в поле» и домашнего графика. Опыт показывает, что такой формат ничуть не снижает продуктивность сотрудников, а дает им возможность психоэмоциональной разгрузки и больше времени для уединенных размышлений, для решения важных локальных и стратегических задач», – комментирует Евгения Болтак.
Одно из главных преимуществ гибридного офиса состоит в том, что человеку не нужно тратить время на дорогу до работы. Но при этом ни у сотрудника, ни у работодателя не должно возникать ощущения, будто человек, который три дня работает из офиса, а два из дома, просто имеет два дополнительных выходных, отмечает руководитель архитектурного бюро Федор Ращевский: «Важно, чтобы HR доносили до сотрудников и руководителей: человек, который в какой-то день работает удаленно, занят те же восемь часов, – говорит он. – И это значит, что сотрудник не должен думать, что он может в этот день встать попозже и немножко «потупить».
Для снижения стресса переход от стандартного к гибридному офису должен быть организованным, а не лавинным, подчеркивает Ращевский.
«Собственнику бизнеса важно провести большую работу перед тем, как переводить свой офис на гибрид. Нужно понимать, что с переходом связаны большие затраты. Нужно оптимизировать весь парк оборудования: купить ноутбуки для сотрудников, мониторы, док-станции. Второе – нужно купить (или сделать) для своей компании мобильное приложение. Это – спинной мозг любого гибридного офиса. Может существовать, наверное, гибридный офис без такого приложения, но для небольшого объема сотрудников. Внутреннее взаимодействие всегда зависит от направления, которое дает руководитель. Если оно четкое, если есть поддержка, регламентировано само пользование пространством – минусов не будет», – считает эксперт.
Главные минусы гибрида
И все же у гибридного офиса есть свои недостатки. Причиной многих негативных моментов становится недостаток живого общения, утверждает PR-менеджер, основатель PR-агентства Александра Авдеева. «Работа из дома может негативно влиять на коммуникативные способности и психологическое состояние. Для экстравертов – людей, которые берут энергию из общения с другими людьми, – удаленка может стать причиной апатии, снижения уровня энергии и даже привести к депрессии. Когда человек заключен в четырех стенах не по своему выбору, а по решению компании, то удаленка может угнетать морально и психологически.
Дистанционный формат может быть вреден несоответствием условий труда. Если человек работает в помещении, в котором нет удобного рабочего места, недостаточно освещения, присутствуют другие люди, то это будет раздражать, а его коэффициент продуктивности будет постепенно снижаться. В итоге каждодневный стресс может привести к выгоранию», – считает Авдеева.
Кроме того, гибридный формат может ухудшить финансовое положение сотрудника и снизить его профессионализм. «Не все готовы балансировать и быстро переключаться из личного общения в онлайн-формат и чувствовать себя комфортно. Для кого-то важно живое общение, офлайновый бизнес, непосредственный контакт с другими людьми. Наконец, гибридная работа может негативно сказаться на развитии профессиональных навыков. Частичное отсутствие в офисе и невозможность оперативного обмена опытом может привести к нарушению коммуникации и внутренним конфликтам в коллективе», – замечает PR-менеджер.
О недостатках гибрида говорит и генеральный директор Высшей медицинской школы Виталина Левашова.
«Гибридный режим – палка о двух концах. Иногда это спасение, но бывают ситуации, когда вреда от него больше, чем пользы. Я бы сравнила сотрудников, работающих на удаленке, с фриралсерами или аутсорсерами. Они работают сами по себе и единственный элемент контроля – сданная в срок в надлежащем качестве работа. Как правило, полностью на удаленке могут работать редакторы, корректоры, программисты, иногда бухгалтеры. Но и им всем, на мой взгляд, нужно хотя бы изредка взаимодействовать с коллегами, чтобы лучше понимать цели и культуру компании, контекст, в котором они работают», – отмечает Левашова.
В том, чтобы гибридный офис работал эффективно, важную роль играет планирование, добавляет эксперт: «Важно, чтобы выполнение задач, которые ставит перед сотрудником руководитель, было реально в домашних условиях. Для этого прежде всего надо понимать и техническое оснащение домашнего рабочего места, и бытовые условия. Если, например, у сотрудника дома маленькие дети, то качество работы наверняка будет страдать. Так и со стороны сотрудника: многое зависит от его личностных особенностей. Кто-то действительно лучше работает дома, где тишина и никто не отвлекает. А кому-то сложно сосредоточиться вне офисных стен, отвлекают холодильник, телевизор и прочие радости жизни».
Медицинский психолог Олег Долгицкий относится к гибриду более оптимистично. Согласно его оценке, гибридный режим работы зачастую помогает повысить продуктивность и показатели компании и одновременно улучшить психоэмоциональное состояние сотрудников.
«Во-первых, он значительно снижает риск эмоционального выгорания, – комментирует Долгицкий. – Работник в таких условиях намного четче отделяет себя от своей профессии, тем самым снижая риск профессиональной деформации. Во-вторых, у сотрудника появляется больше времени на заботу о своем доме, в результате чего он может сам контролировать свой собственный психологический комфорт, снижая тем самым уровень стресса. В-третьих, это серьезно развивает самостоятельность, отчего возрастает уровень ответственности».
Но также психолог выделяет не совсем очевидные опасности гибрида для некоторых сотрудников: «В рамках такого режима сразу становится видно специалистов, у которых недостаточно развиты волевые функции, неосознанное мышление и общая инфантильность. Если в офисе есть четкие регламенты, следование которым может скрыть недостаточно развитые психические функции, то гибридный режим сразу выявляет эти особенности. Причина в том, что в коллективе человек может мимикрировать под своих коллег, в гибридном режиме при удаленной работе мимикрировать не под кого, отчего сразу становится видно человека таким, какой он есть. Это становится понятно даже по внешнему виду сотрудника».
Каким профессиям подходит гибрид?
Считается, что гибридный режим работы могут позволить себе компании, где люди занимаются в основном интеллектуальным трудом и 90% времени, если не больше, проводят за компьютером. Однако трансформационный тренер, эксперт по личностному росту Евгения Тудалецкая считает иначе. По ее мнению, гибридный формат работы может применяться практически на любом предприятии – даже на заводе.
«С одной стороны, для того чтобы делать бизнес и продавать изделия, люди должны стоять у станка. С другой стороны, чтобы этот бизнес продвигать, нужны технологии интернета, потому что сейчас вся реклама в интернете. И поэтому какая-то часть персонала может работать дистанционно: например, веб-дизайнеру или маркетологу, который занимается рекламой, поиском заказов для завода или оптимизацией рекламы, не нужно приходить на этот завод. В современном мире, в принципе, можно гибридный формат работы давать всем. Если нет конкретной привязки к какому-то физическому труду и конкретным клиентам, то любая должность может быть дистанционной», – отмечает Тудалецкая.
Гибридный режим работы делает сотрудников более эффективными и тем самым повышает их лояльность компании, добавляет эксперт.
«Гибридный формат работы побуждает человека быть более лояльным к компании, потому что этот режим повышает его эффективность. В офисе сотрудник решает вопросы, которые ему нужно решить, взаимодействуя с коллегами. А когда он работает из дома, у него происходит психологическая разрядка. Из-за того, что у него нет постоянных контактов со своими коллегами, он как бы уединяется и может быть максимально сфокусирован на рутинной работе, которая не требует коммуникации. С точки зрения психоэмоционального состояния сотрудников, это большой плюс», – уверена она.
Перевод бизнеса на гибридный режим может оказать компании неплохую услугу, отфильтровав неорганизованных и безответственных работников, добавляет Евгения Тудалецкая: «Если сотрудник привык работать под постоянным тотальным контролем, то, конечно, при гибридном формате работы этот сотрудник в первую очередь потеряет свою эффективность, потому что он максимально безответственен по отношению к работодателю и работает только тогда, когда его контролируют. Это позволяет увидеть, какие люди внутри компании максимально эффективны и самостоятельны».
Если человек в гибридном или дистанционном формате эффективен, это говорит о том, что он уже обладает всеми лидерскими качествами. То есть это тот человек, на котором может держаться бизнес. Он действительно соответствует требованиям компании, ему не надо говорить, что и как надо делать, какое количество работы он должен выполнять. Это – идеальные сотрудники с максимальным уровнем осознанности, на таких людях обычно держатся большие бизнесы».
Личные кейсы: от банка до мебельной фабрики
Но никакие рассуждения не расскажут о плюсах и минусах гибрида лучше, чем примеры из реальной жизни. Мы поговорили с предпринимателями, которые перевели своих сотрудников на гибридный режим работы, и попросили их поделиться впечатлениями и опытом.
Предприниматель Андрей Наташкин руководит компанией, которая организует технологические выставки. В силу специфики 70% сотрудников компании работают непосредственно на выставках, то есть всегда находятся «офлайн». Но другие 30% сотрудников – это офисные представители со стандартным графиком. С их расписанием проводили различные эксперименты, пока не остановились на гибриде. «В итоге пришли к выводу, что оптимальная схема – это работа три дня в офисе, а два дня – в удаленном формате. Такой гибрид позволяет сотруднику оставаться частью корпоративной философии, но при этом чувствовать некоторую свободу.
Сейчас многие говорят об эффективности четырехдневной рабочей недели. Логика такая: офисные сотрудники тратят порядка восьми часов еженедельно на кофе с печенюшками и личные разговоры. И если убрать один рабочий день и попросить сотрудников минимизировать такие активности, то они будут показывать аналогичный результат, что и при пятидневной рабочей неделе. Мне сложно в такое поверить. Давайте посмотрим правде в глаза: сокращение рабочих часов никак не повлияет на желание сотрудников попить кофе и поболтать с коллегами. Выгорание – это реальность ХХI века.
Периодически я вижу таких сотрудников и в нашей компании. Сначала мне казалось, что я должен разговаривать, выяснять, помогать им. Но через какое-то время я понял, что в этом нет смысла. Если человек чувствует выгорание, то лучшее решение от руководителя – это предоставление отпуска для решения проблем и восстановления ментального здоровья», – считает Андрей Наташкин.
HR-директор международного банка Сусанна Зульфикарова верит, что необходимость бывать в офисе держит людей в тонусе и способствует самоорганизации. «Я считаю, что наша компания – удачный пример внедрения гибрида, хотя нам пришлось закрыть множество вопросов: от технических моментов до сопротивления сотрудников и руководителей. Но то, насколько гибрид изменит продуктивность, зависит от компании и даже от конкретного подразделения. В моей команде был стопроцентный положительный эффект [гибрида] на психоэмоциональное состояние сотрудников. У большинства есть дети, и гибрид позволяет больше времени посвятить им и потом в удобное время доделать требуемый объем работы. В то же время сотрудники могут приехать в офис для концентрации на сложных задачах», – говорит Зульфикарова.
Но гибрид подходит не всем: кому-то сложно уединиться дома и сосредоточиться на делах, а кто-то просто не умеет разделять рабочее и личное. Поэтому «гибрид должен быть не жестким требованием, а опцией», уверена Сусанна. «У нас возможен либо офисный формат, либо гибрид до 50-60% рабочих дней в месяц на удаленной работе. Банковские процессы, сделки и клиенты требуют большого количества личной коммуникации, и полная удаленка не обеспечивает полноценного контакта», – говорит Зульфикарова.
HR-директор коммуникационного агентства Анастасия Володина рассказала, что гибридный режим в основном популярен среди молодых сотрудников и мам с детьми. Как показал анализ, проведенный компанией, многие сотрудники из дома стали работать медленнее.
«Сейчас появилась четкая тенденция: все больше сотрудников хотят работать удаленно. Это обусловлено несколькими факторами. Молодежь, которая начинала свой карьерный путь в разгар пандемии, просто не знает другого формата работы. Приучить себя вставать раньше, тратить время на дорогу получается не у всех. Еще один фактор: попробовав работать на отдельных проектах (по 3-4 часа в день), как фрилансер, не все соискатели могут себя потом дисциплинировать и посвящать работе восемь часов в день. В отдельную категорию можно вынести молодых мам, которым необходимо успевать забирать ребенка из сада, водить его по кружкам – они тоже чаще отдают предпочтение удаленной работе.
Мы для себя сравнили эффективность выполнения задач сотрудников из дома и из офиса и пришли к выводу, что при удаленном формате работы часть сотрудников выполняет задачи на 30% дольше. Не все могут сами себя организовать, не у всех есть нормальное рабочее место. Если дома дети, родственники, это тоже является отвлекающим фактором. Есть сотрудники, которые живут за городом: когда проводим совещания с видео, оказывается, что у кого-то не тянет интернет, постоянно прерывается связь, соответственно, время на коммуникации увеличивается», – приводит пример Анастасия Володина.
Владелец мебельной фабрики Иса Эфендиев перевел компанию на гибрид во время пандемии и решил не расставаться с этим форматом. «Мы в нашей компании используем гибридный режим для служб сервиса и маркетинга, а также для бухгалтерии, – говорит он. – Это те службы и сервисы, которые в основном решают задачи по телефону или с помощью компьютера. Как и многие другие работодатели, мы перешли на гибрид в пандемию. Тогда просто надо было как-то работать. Мы перевели в удаленный формат все, что возможно, включая продажи, работу дизайнеров, рекламу. На удаленке тогда были все, кроме рабочих у станков и службы доставки. Этот формат многим понравился, мы частично его оставили и с тех пор практикуем гибридный режим».
Опросы, проведенные компанией, показали, что никто из клиентов не жаловался на неэффективность служб, работающих в полуудаленном формате, отмечает директор фабрики. Он и сам рад, что ему больше не нужно «стеречь» своих сотрудников. «При гибридном формате за человеком в любом случае сохраняется оборудованное рабочее место, а он уже сам выбирает – работать из дома или приехать в офис. Таким образом решается много проблем.
Не надо «стеречь» сотрудников, гадать, на какое время они вышли из офиса. Я никого не контролирую: главные требования здесь – быть на связи в течение рабочего дня и выполнять производственные задачи, а в конце дня предоставить отчет. Сотрудники сами выбирают, личную или корпоративную технику они будут использовать. Кто-то приносит свой ноутбук в офис, кто-то – уносит рабочий ноутбук домой. В рамках компании у нас нет секретной информации, она вся открыта для сотрудников, поэтому вопрос безопасности не стоит. Они спокойно могут брать работу домой.
Гибридный график – это удачная практика для меня: психоэмоциональное состояние сотрудников улучшается, так же как и их продуктивность. Сейчас есть такая тенденция: люди хотят быть более свободными, им нравятся партнерские отношения. И их легко выстроить именно благодаря гибридному формату: каждый сам волен решать, сколько и когда он хочет работать. Главное, чтобы это устраивало окружающих», – делает вывод Иса Эфендиев.
Гибридный режим – это большой шаг в сторону доверия к сотрудникам, подтверждает руководитель центра социального обслуживания Вадим Носов. Он работает в очень узкоспециализированной сфере – уход за пожилыми людьми на дому. Казалось бы, о каком гибриде может идти речь? Тем не менее и в его компании есть люди с таким режимом работы.
«Мы работаем в сфере надомного социального обслуживания. За каждый район города у нас отвечает отдельный менеджер. Они работают в свободном графике, кому и откуда удобнее. Офисов у нас несколько, но лишь в центральном офисе определен обязательный график присутствия. Такая модель работы у нас давно. Она прижилась, поскольку вся работа давно автоматизирована и у менеджеров есть единственный KPI – выручка. Все очень просто и понятно: выполняешь план – молодец, не выполняешь – не молодец. А как именно и откуда работаешь – неважно. Модель, построенная на доверии и самоорганизации, всем нравится, текучки у нас нет», – признается Вадим Носов.
Ольга Звагольская руководит инсорсинговыми направлениями в международной группе ИТ-компаний. Ее сфера деятельности – облачные сервисы, разработка телеком-решений, информационная безопасность, интеграция и автоматизация бизнес-процессов и т.д. Представительства компании есть в России и за рубежом: в Беларуси, Казахстане, Нидерландах, США, Канаде, Китае, Турции, ОАЭ. Отношение к «удаленке» у Ольги неоднозначное:
«Протестировав во время пандемии удаленный формат работы сотрудников, мы столкнулись с минусами: снижение эффективности, усложнение коммуникаций внутри команд. Сейчас оптимальным для компании является совмещение работы из офиса с возможностью 1-2 дня в неделю работать удаленно. По оценкам, уровень счастья сотрудников после возвращения в офис повысился. В дни, когда сотрудник в офисе, стоит сосредоточиться на задачах, которые требуют непосредственного общения с коллегами, а задачи, для которых нужна высокая концентрация внимания, выполнять во время удаленки. Гибридный формат не подходит для тех категорий сотрудников, чья работа связана непосредственно с «железом» и требует постоянного присутствия в офисе, а также для тех, кому для выполнения рабочих обязанностей нужно общаться с коллегами и заказчиками».
Таким образом, все индивидуально, и каждая компания сама выбирает, какой режим работы предпочтительнее, равно как и сотрудники – выбирают для себя вакансии с тем графиком, который удобен именно им. Ну а вопросы тайм-менеджмента каждый решает по-своему, и, если вы постоянно отвлекаетесь и вам трудно сосредоточиться, разобраться с проблемой поможет психолог.
Читайте также:
